Innlogge søkbare data (Excel)

[Gjest hobby-bibliotekar]

Og her kommer mitt neste spørsmål! Jeg holder altså på å skrive inn alle bøkene våre, med tittel, forfatter osv, på Excel. Det går jo greit. Men:

Hvor/hvordan bør jeg legge inn stikkord ang hver bok, slik at man kan søke seg fram til alle bøker innenfor et gitt emne?

Jeg prøver nå å skrive stikkordene inn i samme rad som boken, under kolonner kalt Emne1, Emne2 osv. Noen bøker har jo flere emner enn et hovedemne.

Men så har jeg lurt på om jeg heller bør skrive alle emnene (stikkordene) som hver sin kolonne, (feks. en kolonne kalt "Sosiologi", en annen kalt "Psykologi" osv. Og at jeg deretter skriver feks. et kryss på hver bok (rad) som omhandler det emnet.

Håper noen skjønner hva jeg mener, og kan gi meg et tips!

Jeg har jo enda ikke kommet så langt at jeg har funnet ut hvordan man bruker søkefunksjonen på Excel....

[Taj Mahal]

Hvorfor i all verden bruker du ikke Access?

[Ulv I Faarikaal]

Det ser for meg ut som du trenger en relasjonsdatabase for å ikke stange hodet i taket. Noen bør lage en datamodell. Det du gjør er ikke forgjeves, da alt kan overføres til et mer egnet program /base. Det finnes også spesialprogrammer /databaser for bøker.

[Ulv I Faarikaal]

  Taj Mahal skrev (På 13.5.2003 den 16.57):

Hvorfor i all verden bruker du ikke Access?

Et bra alternativ.

[Taj Mahal]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 13.5.2003 den 17.01):

Et bra alternativ.

Anser ikke det bare som et alternativ, men et must! til det hun holder på med i alle fall

Hvorfor gjøre det vanskelig lissom...

[Gjest hobby-bibliotekar]

  Taj Mahal skrev (På 13.5.2003 den 17.25):

Anser ikke det bare som et alternativ, men et must! til det hun holder på med i alle fall

Hvorfor gjøre det vanskelig lissom...

Fordi vi bare har tilgang til Excel.

[Ulv I Faarikaal]

  Taj Mahal skrev (På 13.5.2003 den 17.25):

Anser ikke det bare som et alternativ, men et must! til det hun holder på med i alle fall

Hvorfor gjøre det vanskelig lissom...

Problmemet er databaseteori: entiteter, attributter, normalisering, datamodellering, semantikk og skjemaer.... bla bla bla

[Ulv I Faarikaal]

  hobby-bibliotekar skrev (På 13.5.2003 den 17.36):

Fordi vi bare har tilgang til Excel.

Exel klarer ikke "mange til mange" relatering. Og stopper deg lenge før det egentlig.

Det må du f eks bruke for å retlatere bøker som opptrer i flere emner. Du må kunne ha tilgjengelig fritt antall emner, fordi bøker kan inneholde artikler med flere emner, kanskje hundre emner eller fler pr bok, f eks leksika. Dette er teoretisk, men som sagt du kan ikke stange hodet i taket.

[Taj Mahal]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 13.5.2003 den 18.26):

Problmemet er databaseteori: entiteter, attributter, normalisering, datamodellering, semantikk og skjemaer.... bla bla bla

problem og problem... excel bedre mener du? :-D

man trenger ikke bruke modelator da....

[Ulv I Faarikaal]

  Taj Mahal skrev (På 13.5.2003 den 20.48):

problem og problem... excel bedre mener du? :-D

man trenger ikke bruke modelator da....

Vet ikke hva modelator er er, men men hvis du ønsker a gjøre redere for semantisk datamodulering ?

Orker ikke.

[Taj Mahal]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 13.5.2003 den 23.26):

Vet ikke hva modelator er er, men men hvis du ønsker a gjøre redere for semantisk datamodulering ?

Orker ikke.

Stammer du? vittig at du gjør det når du skriver også da

Hvis man ikke har peiling, så kan man nok ikke lage et perfekt system heller

Om det er Excel eller Access.

[Ulv I Faarikaal]

  Taj Mahal skrev (På 14.5.2003 den 5.55):

Stammer du? vittig at du gjør det når du skriver også da

Hvis man ikke har peiling, så kan man nok ikke lage et perfekt system heller

Om det er Excel eller Access.

Slik skulle det være:

Vet ikke hva modelator er er, men men hvis du ønsker a gjøre rede for semantisk datamodellering for bbilotekaren må du gjerne det ?

Orker ikke jeg.

Dritten hengte seg opp og da ble det rot, underlig.

[Taj Mahal]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 14.5.2003 den 8.30):

Slik skulle det være:

Vet ikke hva modelator er er, men men hvis du ønsker a gjøre rede for semantisk datamodellering for bbilotekaren må du gjerne det ?

Orker ikke jeg.

Dritten hengte seg opp og da ble det rot, underlig.

*lol*

[citoyen]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 13.5.2003 den 17.00):

Det ser for meg ut som du trenger en relasjonsdatabase for å ikke stange hodet i taket. Noen bør lage en datamodell. Det du gjør er ikke forgjeves, da alt kan overføres til et mer egnet program /base. Det finnes også spesialprogrammer /databaser for bøker.

Gjett om jeg har prøvd å foreslå det.. (se tråden "Biblioteksystem")

[Ulv I Faarikaal]

  citoyen skrev (På 14.5.2003 den 16.25):

Gjett om jeg har prøvd å foreslå det.. (se tråden "Biblioteksystem")

Jeg var med den gangen Olympiatoppen ble dannet, noen dager etter at Lillehammer hadde fått OL. Jeg ble spurt om jeg kunne "legge inn på data" alle deltagere og oppmenn med alle opplysninger. Jeg forslo å lage en relasjonsdatabase for å kunne gruppere og sortere data riktig.

Jeg ble kasta ut fordi jeg "gjorde det så vanskelig". I stedet begynte en dust å legge det inn i Word Perfekt 4.2 og syns de var veldig lure.

Det endte med at de måtte begynne helt på nytt med database og legge inn alle data på nytt. De brukte en flatfildatabase som etterpå måtte konverteres til en relasjonsdatabase: DataFlex.

DataFlex kunne ikke håndtere mange til mange, så til slutt ble det systemet jeg opprinnelig foreslo, et helt år senere. Jeg kunne ikke dy meg for å vise fram det opprinnelige forslaget.

[citoyen]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 14.5.2003 den 16.48):

Jeg var med den gangen Olympiatoppen ble dannet, noen dager etter at Lillehammer hadde fått OL. Jeg ble spurt om jeg kunne "legge inn på data" alle deltagere og oppmenn med alle opplysninger. Jeg forslo å lage en relasjonsdatabase for å kunne gruppere og sortere data riktig.

Jeg ble kasta ut fordi jeg "gjorde det så vanskelig". I stedet begynte en dust å legge det inn i Word Perfekt 4.2 og syns de var veldig lure.

Det endte med at de måtte begynne helt på nytt med database og legge inn alle data på nytt. De brukte en flatfildatabase som etterpå måtte konverteres til en relasjonsdatabase: DataFlex.

DataFlex kunne ikke håndtere mange til mange, så til slutt ble det systemet jeg opprinnelig foreslo, et helt år senere. Jeg kunne ikke dy meg for å vise fram det opprinnelige forslaget.

Det er noen som ikke helt har forstått dette her med at man ikke bruker hammer for å skru inn skruer...

[giggs11]

Hei!

Slik jeg forstår deg, kan du nok lage et opplegg i excel. Anbefaler da at du bruker Autofilter-funksjonen. I den sammenheng tror jeg nok at løsningen din med å lage egne emne-kolonner, og sette kryss i disse, vil egne seg godt.

Du kan jo prøve hvordan set vil se ut ved at du bare legger inn 4-5 rader med informasjon (bøker/titler), og de kolonner du har tenkt å bruke. Markér deretter hele dataområdet inkludive kolonneoverskriftene, trykk på "Data", "Filter", "Autofilter". Klikk på neddropspilene på den enkelte kolonne, så skjønner du litt hva slags søkemuligheter som finnes (det er mange !!!!)

[Gjest Kengun]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 13.5.2003 den 18.32):

Exel klarer ikke "mange til mange" relatering. Og stopper deg lenge før det egentlig.

Det må du f eks bruke for å retlatere bøker som opptrer i flere emner. Du må kunne ha tilgjengelig fritt antall emner, fordi bøker kan inneholde artikler med flere emner, kanskje hundre emner eller fler pr bok, f eks leksika. Dette er teoretisk, men som sagt du kan ikke stange hodet i taket.

Jeg er sikkert ikke helt med her, men kan man ikke bare bruke Excel og funksjonen "FINN"? F.eks. =FINN("emne";A:A;1). Så kan kan f.eks. sette på et autofilter.

[Ulv I Faarikaal]

  Kengun skrev (På 15.5.2003 den 11.38):

Jeg er sikkert ikke helt med her, men kan man ikke bare bruke Excel og funksjonen "FINN"? F.eks. =FINN("emne";A:A;1). Så kan kan f.eks. sette på et autofilter.

Joda, men etter hvert som det blir mye data, så blir det svært tungvint og til slutt helt umulig å vedlikeholde. Excel har fremdeles begrensninger på datamengde, et ark kan "punktere" og data blir ødelagt. Ikke sikkert du oppdager at arket er kaputt, og så er det et helvete i gang.

Et viktig prinsipp er at du ikke skal registrere data likt flere ganger, dataene må normaliseres, derfor relasjoner mellom entiteter, som kobles via attributter osv blablabla :-) dette kan bli mye og lang forklaring.

Bøker er et skoleksempel som er mye brukt, og de fleste kommer fram til at man må ha en relasjonsdatabase for ikke å ende i kaos. Det som var enkelt, blir vanskelig når du jobber innover i "materien". 100 poster som du skal bruke selv er greit men ikke når det blir 10000 og andre folk skal bruke dataene og du ikke ser hva de gjør.

[Gjest Kengun]

  Ulv I Faarikaal skrev (På 15.5.2003 den 11.49):

Joda, men etter hvert som det blir mye data, så blir det svært tungvint og til slutt helt umulig å vedlikeholde. Excel har fremdeles begrensninger på datamengde, et ark kan "punktere" og data blir ødelagt. Ikke sikkert du oppdager at arket er kaputt, og så er det et helvete i gang.

Et viktig prinsipp er at du ikke skal registrere data likt flere ganger, dataene må normaliseres, derfor relasjoner mellom entiteter, som kobles via attributter osv blablabla :-) dette kan bli mye og lang forklaring.

Bøker er et skoleksempel som er mye brukt, og de fleste kommer fram til at man må ha en relasjonsdatabase for ikke å ende i kaos. Det som var enkelt, blir vanskelig når du jobber innover i "materien". 100 poster som du skal bruke selv er greit men ikke når det blir 10000 og andre folk skal bruke dataene og du ikke ser hva de gjør.

Enig med deg Ulv. Jeg ville nok brukt Access i dette tilfellet, men jeg har selv Excel ark med flere kolonner og over 20.000 rader. Fungerer det også. Kommer jo litt an på hva man skal gjøre med dataene. I dette tilfellet er nok Access å foretrekke på grunn av relasjoner, etc.